Zasadniczo do kosztów uzyskania przychodów zalicza się takie wydatki/koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały z tych kosztów wyłączone na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF. W praktyce przyjmuje się, że kosztami podatkowymi mogą być koszty, które są racjonalne, ekonomicznie uzasadnione oraz zostały właściwie udokumentowane.

Pracodawca finansując pracownikom w całości (ze środków obrotowych) składki na ubezpieczenie na życie, ma najczęściej na celu zmotywowanie pracowników do jak najwydajniejszej pracy, związanie pracowników z firmą pracodawcy, "zatrzymanie" pracownika w firmie itp. W takim przypadku zasadne jest uznać, że składki na ubezpieczenie na życie pracownika wykazują związek (z reguły pośredni) z prowadzoną przez pracodawcę działalnością gospodarczą i mogą przyczyniać się do zwiększenia jego przychodów.

Istnienie związku ww. składek na ubezpieczenie na życie pracowników z przychodami pracodawcy nie przesądza jeszcze o tym, że składki te pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy mieć tu bowiem na uwadze regulacje zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy o PDOF.

Na podstawie tych przepisów, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników. Kosztem podatkowym mogą być jednak opłacone przez pracodawcę składki z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia, gdy:

a) umowy dotyczą ryzyka, o którym mowa w dziale I w grupach 1, 3 i 5 oraz w dziale II w grupach 1 i 2 załącznika do ustawy z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej,

b) uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:

• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
• wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Warto przywołać tu interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 30 listopada 2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.455.2023.5.AS, w której organ podatkowy stwierdził (na gruncie CIT):

"(...) możliwość zaliczenia przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez niego wydatków dotyczących składek w związku z zawartymi umowami ubezpieczenia, ustawodawca uzależnił od jednoczesnego spełnienia wszystkich przesłanek wskazanych w (...) art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT. Pierwsza wskazuje grupy umów ubezpieczenia, druga dotyczy uprawnionego do otrzymania świadczenia, którym nie może być pracodawca, natomiast zgodnie z trzecią, umowa ubezpieczenia w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono winna wykluczać wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy, możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy, wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie. Należy podkreślić, że niespełnienie tych przesłanek lub zmiana okoliczności faktycznych, w wyniku której przynajmniej jedna z nich przestaje być spełniona, skutkuje brakiem możliwości zaliczenia składek na ubezpieczenie do kosztów uzyskania przychodów. (...)"

W związku z powyższym, sfinansowane przez pracodawcę w całości ze środków obrotowych składki na ubezpieczenie na życie pracowników, mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych pracodawcy, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione łącznie następujące warunki, tj.:

• uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawcą i
• umowa ubezpieczenia w okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy, możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy, wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Dodajmy, że opłacane co miesiąc składki na ubezpieczenie na życie pracowników stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów na bieżąco - co miesiąc - w dacie ich poniesienia, tj. w dniu, na który składki te zostały ujęte w księgach rachunkowych (zaksięgowane).