Kiedy działalność nierejestrowa podlega opodatkowaniu VAT?

Na gruncie ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności (art. 15 ust. 1).

W myśl art. 15 ust. 2 ww. ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W świetle powyższego, co do zasady, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrową wykonuje działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT i jest podatnikiem VAT w rozumieniu tej ustawy.

Generalnie osoby prowadzące działalność nierejestrową nie są jednak zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, gdyż ze względu na niewielką wartość sprzedaży zasadniczo mogą korzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu, zwalnia się od podatku VAT sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200.000 zł. Podatnicy rozpoczynający wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT w trakcie roku podatkowego mają prawo do zwolnienia z VAT, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży nie przekroczy w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym kwoty 200.000 zł.

W przypadku przekroczenia ww. limitów w trakcie roku podatnik traci prawo do ww. zwolnienia z VAT począwszy od czynności, którą przekroczono tę kwotę.

Należy mieć na uwadze, że jeżeli osoba prowadząca działalność nierejestrową będzie dokonywała sprzedaży towarów i usług określonych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, to nie będzie miała prawa do ww. zwolnienia z VAT, a w konsekwencji będzie zobowiązana zarejestrować się jako podatnik VAT czynny oraz rozliczać VAT według zasad określonych w ustawie o VAT.

Zwolnienie podmiotowe z VAT nie przysługuje, jeśli podatnik m.in.:

• sprzedaje towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (np. złom), towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, towary za pośrednictwem internetu, takie jak np. preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne, czy hurtowo i detalicznie części do pojazdów samochodowych, lub motocykli,
• świadczy usługi prawnicze, doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), jubilerskie, ściągania długów, w tym faktoringu.

W informacji zamieszczonej na stronie internetowej www.biznes.gov.pl wyjaśniono, że:

"(...) Jeśli twoja działalność obejmuje takie towary lub usługi (wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT - przyp. red.), musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT niezależnie od wartości sprzedaży. Stajesz się płatnikiem podatku VAT z wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami. Na przykład masz obowiązek uzyskać numer NIP oraz prowadzić rejestr sprzedaży i zakupów. (...)"

Uproszczona ewidencja sprzedaży

Osoba prowadząca działalność nierejestrową, u której sprzedaż jest zwolniona z VAT ze względu na obroty, ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży za każdy dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym (art. 109 ust. 1 ustawy o VAT).

W ustawie o VAT nie określono, jakie dane należy ujmować w ww. ewidencji sprzedaży. W praktyce przyjęło się, że są to informacje obejmujące liczbę porządkową, datę sprzedaży, wartość sprzedaży oraz wartość sprzedaży narastająco. Z ewidencji tej powinno wynikać czy/kiedy podatnik przekroczył limit zwolnienia z VAT.

Faktury w działalności nierejestrowej

Osoba prowadząca działalność nierejestrową zwolnioną z VAT ze względu na obroty, nie jest zobowiązana do wystawiania faktur dokumentujących dokonaną sprzedaż. Jeżeli jednak klient zażąda wystawienia faktury i żądanie to zgłosi w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to jednak fakturę należy wystawić (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Faktura powinna zawierać co najmniej:

• datę wystawienia i kolejny numer,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem.

Jak wyjaśniło MF:

"(...) Przy sprzedaży nierejestrowej wystarczy, że na rachunku lub fakturze podasz swoje imię i nazwisko - nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania. (...)"

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej

Generalnie podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Przy czym z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży w kasie rejestrującej zwolnieni zostali podatnicy, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz ww. osób - ww. kwoty liczonej w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym.

Z kolei podatnicy rozpoczynający po dniu 31 grudnia 2023 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz ww. osób, zwolnieni są z ewidencjonowania sprzedaży w kasie rejestrującej, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20.000 zł.

Jak wyjaśniło MF:

"(...) Kasa fiskalna będzie ci jednak potrzebna w przypadku sprzedaży towarów lub usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Są to między innymi: gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych, sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe oraz usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.

Jeżeli sprzedajesz takie towary lub usługi, musisz ewidencjonować sprzedaż w kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej jest niezależny od faktu prowadzenia zarejestrowanej działalności gospodarczej (podkreśl. red.).

Dlatego chociaż przy działalności nierejestrowanej faktycznie nie jesteś przedsiębiorcą (nie rejestrujesz tej działalności w CEIDG), to i tak musisz posiadać kasę fiskalną, jeżeli:

• wielkość twojej sprzedaży przekroczy 20 tys. zł albo
• sprzedawane przez Ciebie towary lub świadczone usługi nie korzystają ze zwolnienia z ewidencjonowania w kasie fiskalnej. (...)"

Jak już wspomnieliśmy, zasadniczo osoby prowadzące działalność nierejestrową nie mają obowiązku uzyskania NIP. Jeżeli jednak podatnik zobowiązany jest stosować kasę rejestrującą, uzyskanie NIP będzie niezbędne. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 29 czerwca 2023 r., nr 0112-KDIL3.4012.226.2023.2.AK.