Ekwiwalent urlopowy ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego (...). W przypadku gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu przyjmowanego do podstawy ekwiwalentu, wymagane jest tzw. dopełnienie podstawy. Dotyczy ono tylko składników zmiennych miesięcznych i za okresy dłuższe niż miesięczne. W celu dopełnienia podstawy ekwiwalentu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w okresie przyjmowanym do podstawy dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Może się jednak zdarzyć, że w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy ekwiwalentu pracownik pracował w dniu lub w dniach dla niego wolnych od pracy.
Kwestię, jak w takich okolicznościach należy dokonać dopełnienia podstawy ekwiwalentu, wyjaśnił Główny Inspektorat Pracy w odpowiedzi z dnia 4 stycznia 2024 r. (znak GIP-GBI.0701-193.2023.3) na pytanie naszego Wydawnictwa. GIP stwierdził w niej, że: "(...) Z literalnego brzmienia ww. § 16 ust. 2 rozporządzenia (urlopowego – przyp. red.) wynika, że mowa w nim o »liczbie dni pracy, za które przysługiwało (...) wynagrodzenie«, tj. zdaniem Departamentu o liczbie dni pracy faktycznie przepracowanych przez pracownika (na którą składają się dni przepracowane przez pracownika zgodnie z ustalonym przez pracodawcę rozkładem czasu pracy, ale także dodatkowe dni pracy, np. w wolne dla pracownika zgodnie z tym rozkładem czasu pracy soboty albo niedziele), a także o »liczbie dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy« – przez którą, zdaniem Departamentu, należy rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik miał zaplanowaną do przepracowania przez pracodawcę w ww. okresie (powinna ona wynikać z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, ustalonego przez pracodawcę) (...)".