Do obowiązków płatnika naliczającego składki za osoby zgłoszone przez niego do ubezpieczeń w ZUS należy m.in. sporządzenie rocznej informacji o naliczonych składkach za ubiegły rok kalendarzowy i przekazanie jej tym osobom do 28 lutego roku następnego. Do 28 lutego 2023 r. należy więc przekazać ubezpieczonym informację za 2022 r.
We wcześniejszym terminie płatnik powinien ją przekazać osobie ubezpieczonej tylko wtedy, gdy wystąpi ona do niego z takim żądaniem. Wówczas płatnik przekazuje ją nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.
Informacja o naliczonych składkach ma na celu zapoznanie ubezpieczonego i potwierdzenie przez niego zgodności ze stanem faktycznym danych dotyczących naliczonych za niego składek społecznych i zdrowotnej, okresów przerw w ich opłacaniu oraz ewentualnych świadczeń wypłaconych przez płatnika.
Płatnik nie ma obowiązku przekazania informacji o składkach tym ubezpieczonym, za których opłacał wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne (np. zleceniobiorcom lub członkom rady nadzorczej podlegającym tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Gdyby jednak ubezpieczony zażądał takiej informacji, wówczas płatnik ma obowiązek mu ją przekazać, ale nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni (z wyjątkiem płatników pobierających składkę zdrowotną z emerytur i rent), bez obowiązku wydania mu informacji rocznej.
Obowiązku przekazania rocznej informacji o składkach nie ma też płatnik, który z własnej inicjatywy przekazywał ubezpieczonym w ciągu roku kalendarzowego co miesiąc informację o naliczonych składkach. Powinien im ją wydać tylko, gdyby ubezpieczeni zwrócili się do niego o jej wydanie – mimo że otrzymywali informacje miesięczne.
Roczną informację o naliczonych składkach należy przekazać ubezpieczonemu w formie papierowej lub – za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego.