Udostępnienie pracodawcy danych osobowych dotyczących osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych następuje zazwyczaj w formie oświadczenia. Pracodawca może też zażądać udokumentowania danych zawartych w oświadczeniu, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Uwiarygodnienie może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Powyższy tryb pozyskiwania informacji o sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej do ulgowych świadczeń socjalnych z ZFŚS powoduje, że pracodawca jako administrator Funduszu dysponuje dużą bazą danych. Często znajdują się w niej tzw. dane wrażliwe, np. dotyczące stanu zdrowia. Takie informacje i inne dane gromadzone na potrzeby przyznania świadczenia z ZFŚS nie powinny być gromadzone w nadmiarze i przetwarzane przez czas dłuższy, niż jest to niezbędnie konieczne. Pracodawca prowadzący ZFŚS powinien bowiem gromadzić dane dotyczące osób uprawnionych z uwzględnieniem zasady minimalizacji danych, określonej w art. 5 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (...), tzw. rozporządzenia RODO.
Realizacja zasady minimalizacji danych następuje m.in. poprzez przeprowadzanie corocznych przeglądów danych gromadzonych w związku z przyznawaniem świadczeń z ZFŚS. Zgodnie z art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, pozyskiwanych dla potrzeb przyznania ulgowego świadczenia z ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym – w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przetwarzania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie – w kontekście przyznania ulgowego świadczenia oraz dochodzenia praw lub roszczeń z tego tytułu – jest zbędne.