Pracodawca prowadzący zakład pracy chronionej zobowiązany jest do utworzenia zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych. ZFRON prowadzą również podmioty, które utraciły status ZPChr, ale spełniają warunki umożliwiające jego posiadanie. Obie te grupy pracodawców muszą pamiętać, że do końca 2022 r. mają czas na wydatkowanie środków uzyskanych w 2021 r. Obowiązek ten ma zastosowanie w odniesieniu do środków:
- ze zwolnień z podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego,
- ze zwolnień z podatku od czynności cywilnoprawnych,
- ze zwolnień z opłat (z wyjątkiem opłaty skarbowej i opłat o charakterze sankcyjnym),
- z nieodprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
- o których mowa w art. 33b ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Warunkiem wykorzystania funduszu rehabilitacji jest dokonywanie wydatków z niego w sposób celowy i oszczędny z uwzględnieniem optymalnego doboru metod i środków realizacji w stosunku do zakładanych efektów.
Katalog wydatków możliwych do zrealizowania z ZFRON zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Należy tutaj pamiętać o podziale ZFRON i o tym, że pracodawca, jako dysponent środków zgromadzonych na rachunku ZFRON, wydatkując je, musi zachować te proporcje.
W sytuacji gdy pracodawca nie wykorzysta tych środków, wówczas w terminie do 20 stycznia 2023 r. będzie musiał dokonać ich zwrotu do PFRON. Z tym że zwrot ten nie dotyczy wyłącznie środków znajdujących się na rachunku bankowym ZFRON, lecz wszystkich środków zewidencjonowanych jako środki ZFRON, a więc także np. środków przekazanych do kasy ZFRON.