Do Prezesa UODO wpłynęło zapytanie odnośnie tego, czy pracodawca może już na etapie rekrutacji żądać od kandydata do pracy podania adresu zameldowania oraz adresu do korespondencji. Na podstawie art. 36 ust. 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych musi zawierać:
- adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
- adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
- adres zamieszkania.
UODO wyjaśnił powyższą kwestię, zamieszczając swoje stanowisko w najnowszym numerze Newslettera dla inspektorów ochrony danych (nr 10/2021). Uznał, iż pracodawca ma możliwość przetwarzania adresu zameldowania, adresu zamieszkania i adresu do korespondencji, niezbędnych do wypełnienia formularza ZUS ZUA, dopiero po nawiązaniu z kandydatem do pracy stosunku pracy. Żądanie ich podania na etapie rekrutacji jest przedwczesne, a pracodawcę obowiązuje 7-dniowy termin na zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia od momentu nawiązania z nim stosunku pracy.
UODO zwrócił uwagę, iż w procesie zatrudnienia możemy mówić o dwóch etapach. W pierwszym z nich podmiotem danych jest kandydat do pracy, który dopiero może zostać pracownikiem.
Na tym etapie pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz ewentualnie informacji na temat wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
W drugim etapie jest nim już osoba, z którą zawarto umowę o pracę. Zakres danych zbieranych przez pracodawcę na każdym z etapów określają przepisy odpowiednio art. 221 § 1 i § 3 Kodeksu pracy.
Art. 221 § 4 Kodeksu pracy stanowi, iż pracodawca żąda podania danych osobowych innych niż we wspomnianych przepisach, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Jednak, jak wskazuje art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca dokonuje zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy, i wtedy może w tym celu dane te przetwarzać.