Począwszy od rozliczenia za październik (IV kwartał) 2020 r., podatnicy mają obowiązek sporządzania i przesyłania nowego JPK_VAT, składającego się z części ewidencyjnej i deklaracyjnej. Dotyczy to podatników, którzy wcześniej składali deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. Szczegółowy zakres danych zawartych w JPK_VAT oraz sposób jego wypełniania wskazano w rozporządzeniu Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 ze zm. – dalej: rozporządzenie w sprawie JPK_VAT).

Ponadto, na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl; dalej: MF) zamieszczono odpowiedzi na pytania i broszurę informacyjną dotyczące struktury JPK_VAT z deklaracją. W niniejszym artykule odnosimy się do kwestii ujmowania w nowym JPK_VAT faktur i paragonów, uwzględniając wyjaśnienia MF w tej kwestii.

Sprzedaż na rzecz podatników

Jeżeli podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz podatników i dokumentuje ją wyłącznie fakturami, to w nowym JPK_VAT ujmuje odrębnie wszystkie faktury. Natomiast, jeżeli podatnik przyjmuje zasadę, że sprzedaż taką ewidencjonuje także w kasie rejestrującej (pomimo braku takiego obowiązku), to musi pamiętać, że fakturę może wystawić wyłącznie wówczas, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera NIP nabywcy (patrz: art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Faktury do sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej należy wówczas ujmować w ewidencji JPK_VAT za okres, w którym zostały wystawione (z oznaczeniem "FP"). Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego w okresie, w którym zostały wystawione (ponieważ sprzedaż została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej i ujęta w JPK_VAT na podstawie raportu fiskalnego dobowego lub miesięcznego, w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy; z oznaczeniem "RO").

W inny sposób natomiast należy ujmować w JPK_VAT sprzedaż zwolnioną z VAT. Jeżeli sprzedaż taka nie jest ewidencjonowana w kasie fiskalnej, to – zdaniem MF – wystarczy jej ujęcie zapisem zbiorczym, z oznaczeniem "WEW" (niezależnie od tego, czy dla danej transakcji wystawiono ostatecznie fakturę). Natomiast jeżeli sprzedaż jest ewidencjonowana w kasie rejestrującej, to także wystarczy ją ująć w JPK_VAT zapisem zbiorczym, ale z oznaczeniem "RO" (tj. w ramach ujęcia raportu fiskalnego). W przypadku gdy transakcja ta zostanie udokumentowana fakturą wystawioną do paragonu, to taką fakturę należy dodatkowo wykazać w okresie, w którym została wystawiona (ze znacznikiem "FP"). Ciężko znaleźć wyjaśnienie dlaczego faktury dokumentujące sprzedaż zwolnioną, wystawione do sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej trzeba wykazywać w JPK_VAT, podczas gdy nie trzeba wykazywać faktur do sprzedaży nieewidencjonowanej w kasie. Niemniej jednak takich odpowiedzi udzieliło MF.

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych (tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych), co do zasady, ewidencjonowana jest w kasie rejestrującej. Sprzedaż taką ujmuje się w JPK_VAT na podstawie zbiorczych zestawień dobowych lub zbiorczych zestawień miesięcznych z kasy rejestrującej, z oznaczeniem "RO" (w przypadku użytkowania kilku kas można jednym zapisem wprowadzać sprzedaż z kilku kas). Natomiast faktury wystawione do paragonów należy wykazać w JPK_VAT (z oznaczeniem "FP") za okres, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży i podatku należnego w okresie, w którym zostały wystawione.

Niekiedy podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych korzysta ze zwolnień z ewidencjonowania obrotu w kasie rejestrującej (przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących; Dz. U. poz. 2519). Wówczas sprzedaż, na rzecz osób prywatnych, podatnik ujmuje w JPK_VAT zbiorczo, z oznaczeniem "WEW". Jeśli do tej sprzedaży zostanie później wystawiona faktura na żądanie nabywcy, to takiej faktury – w świetle wyjaśnień MF – nie należy ujmować w nowym JPK_VAT. Natomiast gdyby podatnik korzystający ze zwolnień z ewidencjonowania obrotu w kasie wystawiał faktury do każdej sprzedaży, na rzecz osób prywatnych (pomimo braku takiego obowiązku), wówczas w nowym JPK_VAT powinien on wykazywać te faktury odrębnymi zapisami. Takiego wyjaśnienia MF udzieliło także w odpowiedzi z 20 listopada br. na pytanie naszego Wydawnictwa.

Z kolei w przypadku sprzedaży, na rzecz osób prywatnych, zwolnionej z VAT, która nie jest ewidencjonowana w kasie rejestrującej, w nowym JPK_VAT wystarcza jej ujęcie zapisem zbiorczym (z oznaczeniem "WEW") – niezależnie od tego, czy dla danej transakcji wystawiono ostatecznie fakturę. Natomiast, jeżeli sprzedaż taka jest ewidencjonowana w kasie, to wystarczy ją ująć w JPK_VAT zapisem zbiorczym (z oznaczeniem "RO"). Jeżeli jednak transakcja zostanie także udokumentowana fakturą (wystawioną do paragonu), to taką fakturę należy dodatkowo wykazać w okresie, w którym została wystawiona (ze znacznikiem "FP"). W przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT na rzecz osób prywatnych, MF zajęło zatem tożsame stanowisko, jak w przypadku sprzedaży na rzecz podatników.

Zestawienie zasad ujmowania faktur/paragonów w JPK_VAT, wraz z ich oznaczeniem

Jak widać, sposób ujmowania faktur w JPK_VAT jest bardzo zróżnicowany i zależy od wielu czynników (tj. dla kogo jest wystawiona faktura, czy dokumentuje sprzedaż opodatkowaną czy zwolnioną z VAT). Powstaje jednak pytanie – czy takie rozróżnienie na pewno było konieczne, znacznie to bowiem utrudnia podatnikom wypełnianie JPK_VAT. Niemniej jednak, takie są wyjaśnienia MF i zalecamy się do nich stosować.