Roczne sprawozdanie finansowe uzupełniane jest m.in. o sprawozdanie z działalności, które obejmuje istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej jednostki, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Przygotowują je jednostki, które zostały wskazane w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Należą do nich:
- spółki kapitałowe oraz spółki komandytowo-akcyjne,
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych i towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
- spółdzielnie i przedsiębiorstwa państwowe,
- spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej,
- specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte, fundusze inwestycyjne zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne.
Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności ciąży także na grupach kapitałowych (art. 55 ust. 2a ustawy o rachunkowości). Co ważne, można je przygotować łącznie ze sprawozdaniem z działalności jednostki dominującej jako jedno sprawozdanie.
Jeżeli dany podmiot, który ma ustawowy obowiązek opracować sprawozdanie z działalności, przyjmie uchwałą organu zatwierdzającego status jednostki mikro lub małej, to ma prawo odstąpić od jego sporządzania. Warunkiem jest, aby w informacji dodatkowej lub w informacjach uzupełniających do bilansu (dotyczy jednostki mikro niesporządzającej informacji dodatkowej) zamieścił dane dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych.
Sprawozdanie z działalności przygotowuje się w takim samym terminie jak roczne sprawozdanie finansowe, tj. w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Z reguły jest ono opracowywane już po sporządzeniu sprawozdania finansowego. W podmiotach, które jako rok obrotowy wybrały rok kalendarzowy, sprawozdanie z działalności za 2019 r. należy przygotować do 31 marca 2020 r. Istotne jest, że w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności, na podstawie art. 49 ust. 7 ustawy o rachunkowości, należy sporządzić w postaci elektronicznej oraz opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Przepisy nie wymagają, aby sprawozdanie z działalności miało formę ustrukturyzowaną. Nie musi to być zatem format XML. Można je sporządzić np. w pliku PDF.
W ustawie o rachunkowości wskazano wyłącznie zakres danych, jakie prezentuje się w sprawozdaniu z działalności, natomiast nie określono jego wzoru. Zaleca się więc, aby przy jego opracowywaniu korzystać z rozwiązań zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 9 "Sprawozdanie z działalności".