Ostatnia aktualizacja: 28.07.2014 r., godz. 12:05  Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 271.636
BOK tel. 95 720 85 40, Formularz kontaktowy
użytkownik
hasło
Wyszukiwarka
Uwzględnij roczniki: 2010 2011 2012 2013 2014
31 lipca 2014 r. upływa termin na złożenie oświadczenia w sprawie dalszego członkostwa w ofe
 
A.RACHUNKOWOŚĆ FINANSOWA
 I.Sporządzamy sprawozdanie finansowe za 2010 r.
A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł poprzedni temat   powrót do spisu tematów Sporządzamy sprawozdanie finansowe - sgk.gofin.pl   następny temat

Ewidencja faktur otrzymanych na przełomie roku, dokumentujących zakup usług obcych

1.1. Moment ujęcia kosztu w księgach rachunkowych

W księgach którego roku ująć fakturę za usługę wykonaną w grudniu 2010 r., jeżeli wpłynie do jednostki w styczniu 2011 r.?
 

W przypadku gdy usługę wykonano w grudniu 2010 r., koszt zakupu tej usługi należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych 2010 r., niezależnie od tego, kiedy otrzymano fakturę.

W praktyce często się zdarza, że jednostki ujmują w księgach rachunkowych faktury w okresie, w którym je otrzymują, nie przyporządkowując ich do odpowiednich okresów. Właściwy moment ujęcia kosztu ma szczególne znaczenie na przełomie roku.

Przy ewidencji zdarzeń gospodarczych należy uwzględnić art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto zasada memoriału - określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - nakazuje jednostkom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie przypadające na ich rzecz przychody, jak i obciążające je koszty, związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego (okresu sprawozdawczego), niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast zasada współmierności - określona w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości - stanowi, iż dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Oznacza to, że przychody i koszty dotyczące danego roku obrotowego powinny być ujęte i wykazane w sposób kompletny.

1.2. Faktura dokumentująca zakup usług została wystawiona w grudniu, a wpłynęła do jednostki w styczniu

Jak ująć w księgach rachunkowych fakturę VAT za usługę wykonaną w grudniu 2010 r., jeżeli otrzymamy ją w styczniu 2011 r.?

Fakturę otrzymaną w styczniu 2011 r., wystawioną w grudniu 2010 r., dotyczącą usługi wykonanej w grudniu 2010 r., należy ująć w księgach grudnia 2010 r., zapisem:
 

   a) wartość według ceny nabycia
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   b) VAT naliczony
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" 
        (w analityce: VAT do odliczenia w następnych miesiącach),
   c) wartość brutto zobowiązania
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),
   d) zarachowanie wartości w cenie nabycia w ciężar kosztów
      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przykład

I. Założenia:

Jednostka "X" 6 stycznia 2011 r. otrzymała fakturę VAT (z datą wystawienia 30 grudnia 2010 r.) za usługi elektryczne wykonane w grudniu 2010 r. w budynku administracyjnym. Wartość brutto zobowiązania za wykonaną usługę wynosiła: 6.100 zł (w tym VAT: 1.100 zł). Ewidencję kosztów jednostka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. Faktura VAT - zakup usług obcych - ewidencja w księgach 2010 r.:      
   a) wartość netto
5.000 zł
30
 
   b) VAT naliczony do rozliczenia
1.100 zł
22-1
 
   c) wartość brutto zobowiązania
6.100 zł
 
21
2. PK - zarachowanie w księgach 2010 r. kosztów usług obcych w ciężar kosztów rodzajowych 5.000 zł 40-2 30
oraz przeniesienie kosztów na konto zespołu 5
5.000 zł
55
49

III. Księgowania:

Kliknij, aby powiększyć obraz

1.3. Usługa wykonana w grudniu, a faktura wystawiona i otrzymana w styczniu

Jak postąpić w sytuacji, gdy usługę wykonano w grudniu 2010 r., a faktura VAT zostanie wystawiona i wpłynie do jednostki w styczniu 2011 r.?

W sytuacji gdy usługę wykonano w grudniu 2010 r., a faktura VAT zostanie wystawiona i wpłynie do jednostki w styczniu 2011 r., zdarzenie to można ująć w księgach rachunkowych jednym z poniższych sposobów:
 

1) wprowadzić dane z otrzymanej faktury VAT w całości do ksiąg grudnia 2010 r., tzn. zarówno wynikające z niej koszty w cenie nabycia, zobowiązanie (w kwocie brutto), jak i VAT naliczony, zapisami:
   a) wartość według ceny nabycia
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   b) VAT naliczony
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" 
        (w analityce: VAT do odliczenia w następnych miesiącach),
   c) wartość brutto zobowiązania
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" (w analityce: Konto imienne kontrahenta),
   d) zarachowanie wartości w cenie nabycia w ciężar kosztów
      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
2) wprowadzić koszty do ksiąg grudnia 2010 r. na podstawie polecenia księgowania (PK), zapisem:
      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast dane z faktury wystawionej i otrzymanej w styczniu 2011 r. wprowadzić do ksiąg rachunkowych 2011 r., zapisem:
 

   a) wartość według cen nabycia
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   b) VAT naliczony - jeśli podlega rozliczeniu
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
   c) wartość brutto zobowiązania
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Przykład dowodu PK dokumentującego koszty zakupu usług obcych
 

"Omega" spółka z o.o.
00-150 Warszawa
ul. Leśna 1
(pieczęć jednostki)
PK 
Polecenie 
księgowania
Numer
Data wystawienia 30.01.2011 r.
Zaksięgować pod datą 31.12.2010 r.
50/2010
KONTO
Kwota
Lp.
Dowód
Treść
Wn
Ma
Strona Wn
Strona Ma
1.
Faktura VAT nr 10/2011 r. Zarachowanie w ciężar kosztów usługi remontowej wykonanej w grudniu 2010 r.
40
30
1.000 zł
1.000 zł
Załączników
Sporządził
Sprawdził
Zatwierdził
Razem
1.000 zł
1.000 zł
 
Ewa 
Bąk
Eliza Kozłowska
Joanna Kowalska
Zaksięgowano 
Data
Dziennik
Strona
Podpis
30.01.2011 r.
   
Zofia Duk

Podkreślić należy, iż oba zaprezentowane wcześniej sposoby są stosowane w praktyce. To jednostka powinna zadecydować, który sposób ewidencji przyjmie do stosowania, zapisując to w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości.

Zarówno zaksięgowanie faktury w całości w księgach grudnia, jak i ujęcie kosztu na podstawie dowodu PK w grudniu i zaksięgowanie faktury w styczniu, jest zgodne z zasadą memoriału, gdyż pozwala zaksięgować koszty w roku obrotowym, w którym je poniesiono.

1.4. Prezentacja sald kont rachunkowych w bilansie

W obu przypadkach saldo powstałe po stronie Ma konta 30 (sposób II) lub po stronie Ma konta 21 (sposób I) wykazuje się w pasywach bilansu jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług, odpowiednio w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. d).

Jednak przy ewidencji na podstawie dowodu PK (sposób II), kwota zobowiązania zostanie w bilansie wykazana w wartości netto. Co do zasady zaś zobowiązania wykazuje się w bilansie w kwocie wymagającej zapłaty, czyli w kwocie brutto.

Zatem - naszym zdaniem - księgowanie faktur w całości w księgach grudnia jest sposobem właściwszym, bowiem w tym przypadku zobowiązanie wobec kontrahenta z tytułu dostaw i usług wykazane zostanie na dzień bilansowy w kwocie wymagającej zapłaty.

Zwracamy uwagę, iż w świetle prawa bilansowego przez zobowiązanie rozumie się wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości). Powstanie zobowiązania nie ma zatem związku z datą wystawienia faktury ani też z terminem płatności zobowiązania, czy też jego wymagalności, tylko z datą wykonania usługi. To właśnie fakt wykonania usługi powoduje po stronie dłużnika obowiązek wykonania świadczenia (zapłaty). Sprzedawca, wystawiając w późniejszym terminie fakturę, w praktyce przesuwa jedynie termin zapłaty, a nie moment powstania zobowiązania.

W której pozycji bilansu wykazuje się VAT naliczony ujęty w księgach rachunkowych roku 2010, ale możliwy do odliczenia dopiero w następnym okresie rozliczeniowym?

W sytuacji gdy jednostka podejmie decyzję o wprowadzeniu do ksiąg 2010 r. faktury otrzymanej i wystawionej w styczniu 2011 r. powinna uwzględnić art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.), dalej zwanej ustawą o VAT. W świetle tego przepisu, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokona tego obniżenia w terminie otrzymania faktury, to może tego dokonać w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (por. art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Oznacza to, iż VAT naliczony ujęty w księgach grudnia 2010 r., z faktury VAT otrzymanej w styczniu 2011 r., będzie można rozliczyć dopiero w styczniu 2011 r. (tj. w miesiącu otrzymania faktury). Gdyby jednostka nie dokonała odliczenia w tym terminie, to może to uczynić w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (w rozliczeniu za luty lub marzec 2011 r.).
 

VAT naliczony w fakturze dostawcy, który na dzień bilansowy nie może być w myśl przepisów podatkowych potrącony od VAT należnego, gdyż nie są jeszcze spełnione warunki do potrącenia, stanowi przyszłą, na razie niewymagalną należność. Dlatego w bilansie kwotę tego podatku wykazuje się w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".

Jeżeli kwota tego podatku nie jest znacząca i nie zniekształci to obrazu sytuacji jednostki, to można ją wykazać w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. b) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń".

Przykład

Ewidencja kosztów usług obcych w księgach rachunkowych 2010 r. 
na podstawie dokumentu PK

I. Założenia:

Jednostka 10 stycznia 2011 r. otrzymała fakturę VAT (z datą wystawienia 5 stycznia 2011 r.) za usługę wykonaną w grudniu 2010 r. Faktura opiewała na kwotę brutto: 3.660 zł (w tym VAT: 660 zł). Jednostka rozlicza koszty tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
A. Zapisy w księgach 2010 r.
1. PK - koszt usługi wykonanej w grudniu 2010 r.
3.000 zł
40-2
30
B. Zapisy w księgach 2011 r.
1. Faktura VAT za wykonaną usługę:      
   a) wartość netto faktury
3.000 zł
30
 
   b) VAT naliczony
660 zł
22-1
 
   c) łączna kwota zobowiązania
3.660 zł
 
21

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2010 r.

Kliknij, aby powiększyć obraz

B. Zapisy w księgach 2011 r.

Kliknij, aby powiększyć obraz

IV. Fragment bilansu sporządzonego na koniec roku obrotowego (dla uproszczenia pominięto dane za rok ubiegły):
 

Wiersz
Wyszczególnienie
Stan na dzień 
31 grudnia 2010 r.
(w złotych)
AKTYWA
A.
Aktywa trwałe (...)  
B.
Aktywa obrotowe (...)  
PASYWA
A.
Kapitał (fundusz) własny (...)  
B.
Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (...)
3.000
III.
Zobowiązania krótkoterminowe (...)
3.000
2.
Wobec pozostałych jednostek (...)
3.000
  d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:  
     - do 12 miesięcy
3.000
     - powyżej 12 miesięcy (...)  

Przykład

Ewidencja kosztów usług obcych w księgach rachunkowych 2010 r. na podstawie faktury VAT

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy czym dane z faktury otrzymanej i wystawionej w styczniu 2011 r. jednostka wprowadziła do ksiąg 2010 r.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. Faktura VAT za wykonaną usługę - zapisy w grudniu 2010 r.:      
   a) wartość netto faktury
3.000 zł
40-2
30
   b) VAT naliczony
660 zł
22-1
30
   c) łączna kwota zobowiązania
3.660 zł
30
21

III. Księgowania:

Kliknij, aby powiększyć obraz

IV. Fragment bilansu sporządzonego na koniec roku obrotowego (dla uproszczenia pominięto dane za rok ubiegły):
 

Wiersz
Wyszczególnienie
Stan na dzień 
31 grudnia 2010 r. 
(w złotych)
AKTYWA
A.
Aktywa trwałe (...)  
B.
Aktywa obrotowe (...)  
IV.
Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
660
PASYWA
A.
Kapitał (fundusz) własny (...)  
B.
Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (...)
3.660
III.
Zobowiązania krótkoterminowe (...)
3.660
2.
Wobec pozostałych jednostek (...)
3.660
  d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:  
     - do 12 miesięcy
3.660
     - powyżej 12 miesięcy (...)  

 
A.RACHUNKOWOŚĆ FINANSOWA
 I.Sporządzamy sprawozdanie finansowe za 2010 r.
A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł poprzedni temat   powrót do spisu tematów Sporządzamy sprawozdanie finansowe - sgk.gofin.pl   następny temat

Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60