Ostatnia aktualizacja: 24.10.2014 r., godz. 13:26  Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 375.702
BOK tel. 95 720 85 40, Formularz kontaktowy
użytkownik
hasło
Wyszukiwarka
Uwzględnij roczniki: 2010 2011 2012 2013 2014

SPIS NUMERÓW CZASOPISMA

Rocznik
Dodatki do czasopisma
UBEZPIECZENIA I PRAWO PRACY
 
I.DOKUMENTY ZWIĄZANE Z PODJĘCIEM ZATRUDNIENIA
 2.Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy
A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł poprzedni artykuł   powrót do spisu treści czasopisma   następny artykuł

Akta osobowe

Do podstawowych powinności spoczywających na każdym pracodawcy bez względu na wielkość zatrudnienia i formę własności należy obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Sposób prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji wynika z przepisów rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C. W poszczególnych częściach powinny być przechowywane niżej wymienione dokumenty.

CZĘŚĆ A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

W tej części należy przechowywać:

  • wypełniony kwestionariusz,
     
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiegał się o zatrudnienie,
     
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
     
  • świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
     
  • orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
     
  • inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa.

Można w niej przechowywać również: podanie o przyjęcie do pracy, ewentualnie ankietę pracodawcy opracowaną dla potrzeb rekrutacji, wyciąg z książeczki wojskowej oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień z zakresu stosunku pracy.

CZĘŚĆ B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

W tej części należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym przede wszystkim:

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
     
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
     
  • pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją o warunkach zatrudnienia oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem o czasie pracy oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
     
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień zawiązanych z rodzicielstwem,
     
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
     
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (świadectwa, dyplomy, zaświadczenia, umowy),
     
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
     
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
     
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
     
  • dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy w związku z uprawnieniami rodzicielskimi,
     
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
     
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
     
  • wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego weekendowego systemu czasu pracy,
     
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
     
  • korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
     
  • informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

CZĘŚĆ C - dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy

W części C należy przechowywać:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
     
  • dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.) oraz związane z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
     
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
     
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
     
  • umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
     
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Ważne: W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca powinien aktualizować gromadzone dokumenty (np. usuwając po roku nienagannej pracy zawiadomienie o ukaraniu pracownika, łącznie z wymianą spisu treści). Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych.

Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w tym akt osobowych pracowników oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny (art. 281 pkt 6 i 7 K.p.).


A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł poprzedni artykuł   powrót do spisu treści czasopisma   następny artykuł

Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60