Ostatnia aktualizacja: 18.04.2014 r., godz. 14:06  Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 402.903
BIURO OBSŁUGI KLIENTA tel. 95 720 85 40
użytkownik
hasło
Wyszukiwarka
Uwzględnij roczniki: 2010 2011 2012 2013 2014
SPIS NUMERÓW CZASOPISMA
Rocznik
Dodatki do czasopisma
ZESZYTY METODYCZNE RACHUNKOWOŚCI
 
A.RACHUNKOWOŚĆ FINANSOWA
 I.Sporządzamy sprawozdanie finansowe za 2010 r.
A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł   powrót do spisu treści czasopisma  

Przygotowanie rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów

Dlaczego dokonuje się inwentaryzacji i jakie czynności powinny ją poprzedzić?

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, która w art. 4 ust. 3 wskazuje, że rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Jednostki mają obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, dlatego informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym jednostki mogą być uznane za wiarygodne, tylko wtedy, gdy dane wynikające z ksiąg rachunkowych zostaną zweryfikowane ze stanem faktycznym, a ewentualne różnice inwentaryzacyjne zostaną ujęte w księgach rachunkowych.

Ustawa o rachunkowości w rozdziale 3 „Inwentaryzacja” zawiera przepisy dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, nie zawiera jednak zasad opisujących techniki jej przeprowadzania. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów.

Czynnikiem decydującym o prawidłowym przeprowadzeniu inwentaryzacji jest jej właściwe przygotowanie. W procesie przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji można wyróżnić następujące czynności:

1) wydanie zarządzenia przez kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,

2) powołanie zespołu przeprowadzającego inwentaryzację,

3) określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury,

4) opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji,

5) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej,

6) przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych,

7) przeprowadzenie instruktażu (szkolenia) osób przeprowadzających inwentaryzację.

Kto w jednostce odpowiada za prawidłowy przebieg inwentaryzacji?

Za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości (dotyczy to także prawidłowego przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji), w tym z tytułu nadzoru, odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą (por. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej.

Do obowiązków, których kierownik jednostki nie może przekazać innej osobie należy przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Księgowy, który przejął odpowiedzialność za pozostałe obowiązki w zakresie rachunkowości, odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z kontrahentami oraz weryfikację sald aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury.

Kiedy należy rozpocząć inwentaryzację?

Generalnie jednostki zobowiązane są do przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Termin ten (ostatni dzień roku obrotowego) i częstotliwość uważa się za dotrzymane, jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, który to zawiera pewne uproszczenia, między innymi w odniesieniu do aktywów i pasywów objętych bieżącą ewidencją, w tym również tylko ilościową lub tylko wartościową, z wyjątkiem aktywów pieniężnych oraz papierów wartościowych, inwentaryzacja może nastąpić w ostatnim kwartale roku obrotowego do dnia 15 następnego roku, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Stosownie więc do art. 26 ustawy o rachunkowości, prace inwentaryzacyjne w większości jednostek (dla których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym) rozpoczynają się już 1 października i mogą trwać do dnia 15 stycznia następnego roku.

Sam termin (datę) spisu z natury należy wybrać w taki sposób, aby umożliwił uzgodnienie wyników spisu z danymi w ewidencji księgowej. Dla większości składników majątku obrotowego taką datą jest ostatni dzień miesiąca, ponieważ zazwyczaj na ten dzień zapisy księgowe uwzględniają wszystkie przychody i rozchody składników majątku podlegających spisowi.

Przy wyborze daty spisu z natury należy mieć na względzie również inne czynniki, na przykład uwzględnia się warunki pogodowe w przypadku zapasów przechowywanych na powietrzu, dla których dogodniejszym terminem przeprowadzenia spisu jest październik, niż grudzień. Innym czynnikiem może być również sezonowość prowadzonej działalności. W takim przypadku warto jest przeprowadzić spis, gdy stan zapasów jest względnie niski.

Ponadto jednostki zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, zawierając z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych, umowę o badanie, powinny zwrócić uwagę, aby umożliwić udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Brak obecności audytora podczas inwentaryzacji znaczących składników majątkowych może mieć swoje konsekwencje w wydanej przez jednostkę uprawnioną do badania opinii w postaci zastrzeżeń lub nawet odmowie wystawienia opinii.

Jak sporządzić zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji?

Zakres prac składających się na przygotowanie do inwentaryzacji może być różny i zależy od wielkości jednostki oraz różnorodności posiadanych przez nią zasobów majątkowych oraz stopnia sformalizowania działań w jednostce.

W małych jednostkach, które posiadają ograniczoną ilość składników majątkowych, wystarczy zarządzenie kierownika jednostki, które wyznaczy:

a) rodzaje składników majątkowych objętych spisem,

b) dzień, na który dokonuje się inwentaryzacji (należy pamiętać, aby był to taki dzień, na który możliwe jest ustalenie stanów księgowych),

c) daty przeprowadzenia spisu,

d) komisję spisową (w tym jej przewodniczącego i osoby kontrolujące spis).

Przykład zarządzenia w sprawie inwentaryzacji przedstawiono poniżej.
 

. . . . . . . . . . . . . . . . .
(pieczęć jednostki)

ZARZĄDZENIE NR……….
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Zarządzam przeprowadzenie spisu z natury:

1. Nazwa - oznaczenie inwentaryzowanego punktu - obiektu. . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Osoba materialnie odpowiedzialna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
               (przy odpowiedzialności wieloosobowej podać nazwisko 
                                       kierownika placówki)

3. Rodzaj inwentaryzacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
                                                   (okresowa, zdawczo-odbiorcza, inna)

4. Rodzaj składników majątku objętych spisem:

5. Termin rozpoczęcia. . . . . . . . . . .zakończenia . . . . . . . . . . . . . .spisu z natury.

6. Spis należy przeprowadzić według stanu na dzień. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. Inwentaryzację przeprowadzi komisja w składzie:

     1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

     2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

     3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

Osoby powołane na członków komisji zobowiązane są do rzetelnego i prawidłowego - zgodnie z obowiązującymi przepisami - przeprowadzenia spisu z natury.

8. Arkusze spisowe o numerach . . . . . . . . . . . . . . . .wydano przewodniczącemu zespołu.

9. Arkusze spisu wypełnia się w . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . egzemplarzach.

10. W toku spisu komisja dokonuje/nie dokonuje* wyceny stanu zapasów.

11. Wycenę należy dokonać w cenach. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 

12. Składniki majątku niepełnowartościowe, nadmierne należy spisać na oddzielnych arkuszach.

13. Po zakończeniu spisu komisja dokonuje/nie dokonuje* wyliczenia wstępnego.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
(podpis wydającego zarządzenie)

* niepotrzebne skreślić

Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji stosuje się w każdym przypadku przeprowadzenia inwentaryzacji składników w drodze spisu z natury.

Zarządzenie wydaje kierownik jednostki, wręczając je przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub osobie pełniącej te czynności, odpowiedzialnej za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Bez względu na formę tego dokumentu, powinien on być podpisany przez kierownika jednostki lub upoważnioną przez niego osobę. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji zarządzenie pozostaje w aktach komórki prowadzącej dokumentację inwentaryzacyjną.

Kto wchodzi w skład komisji inwentaryzacyjnej?

Przyjęło się w praktyce, że w skład komisji inwentaryzacyjnej wchodzą co najmniej 2-3 osoby, którym są dobrze znane: gospodarka magazynowa, przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. W placówkach gospodarczych o niewielkim zakresie działania oraz placówkach prowadzonych przez osoby fizyczne we własnym imieniu i na własne ryzyko spis z natury może być przeprowadzony jednoosobowo i skontrolowany wyrywkowo przez osobę kontrolującą spis.

Do komisji inwentaryzacyjnej nie powinno się powoływać:

a) osób nieposiadających odpowiednich kwalifikacji,

b) osób, które przyjęły odpowiedzialność materialną za powierzone im składniki majątku objęte spisem z natury,

c) pracowników księgowości prowadzących ewidencję składników majątkowych objętych inwentaryzacją,

d) osób, które nie zapewniają bezstronności spisu.

Spośród zespołu powołanego do przeprowadzenia spisu z natury kierownik jednostki powołuje przewodniczącego odpowiedzialnego za rzetelne przeprowadzenie spisu oraz za inne czynności związane z inwentaryzacją.

Należy pamiętać, że każdy spis z natury powinien być przeprowadzony z udziałem osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie. W przypadku, gdy jest to właściciel firmy lub członkowie jego rodziny, osoby te mogą uczestniczyć w spisie jako osoby odpowiedzialne materialnie za składniki majątku objęte spisem oraz równocześnie jako osoby dokonujące spisu z natury.

Co powinna zawierać instrukcja inwentaryzacyjna?

Do czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji zalicza się również opracowanie odpowiednich zarządzeń wewnętrznych, do których należy też instrukcja inwentaryzacyjna. Przepisy wewnętrzne w zakresie organizacji inwentaryzacji powinny być zatwierdzone przez kierownika jednostki i wydane w formie dokumentu.

Instrukcja inwentaryzacyjna opisuje szczegóły związane z przygotowaniem, przebiegiem oraz rozliczeniem inwentaryzacji. Jej obszerność zależy od specyfiki, rodzaju i wielkości prowadzonej działalności oraz rodzaju majątku, którym jednostka dysponuje.

Ustawa o rachunkowości nie nakłada na jednostki obowiązku posiadania instrukcji inwentaryzacyjnej. Instrukcja taka może stanowić odrębny element wewnętrznego prawa każdej jednostki i dodatkowy element dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W zależności od specyfiki i wielkości danej jednostki instrukcja inwentaryzacyjna może zawierać następujące elementy:

  • podstawę prawną sporządzenia instrukcji (np. Kodeks pracy, ustawa o rachunkowości, czy też wewnętrzne instrukcje lub zarządzenia),

  • cel i istotę inwentaryzacji,

  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy,

  • formy i metody inwentaryzacji,

  • terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji,

  • etapy inwentaryzacji (czynności przygotowawcze, czynności właściwe, czynności rozliczeniowe, czynności poinwentaryzacyjne),

  • kompetencje organów i osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych,

  • powołanie i określenie zadań komisji inwentaryzacyjnej,

  • zasady przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów,

  • uproszczenia inwentaryzacji stosowane w jednostce,

  • zasady ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Przykłady sporządzenia instrukcji inwentaryzacyjnej są dostępne na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl

Dlaczego warto sporządzić harmonogram inwentaryzacji?

Dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wydawanym przez kierownika jednostki jest harmonogram inwentaryzacji. Pojawia się on najczęściej w dużych jednostkach, gdzie występuje duża ilość czynności inwentaryzacyjnych. Ustalony plan inwentaryzacji zapewnia jakość i skuteczność inwentaryzacji w określonych z góry terminach i umożliwia sporządzenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym ustawowo czasie. Harmonogram inwentaryzacji tworzony jest w jednostce najczęściej na potrzeby jednego roku obrotowego. Jednak w dużych jednostkach posiadających dość znaczny majątek, plany inwentaryzacji mogą być tworzone na kilka lat, szczególnie, jeśli spis z natury niektórych składników majątku można przeprowadzać zgodnie z obowiązującymi przepisami, co dwa lata (zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową) lub co cztery lata (m.in. nieruchomości).

Fragment przykładowego harmonogramu inwentaryzacji na 2010 r. przedstawiamy poniżej.
 


Lp.

Przedmiot inwentaryzacji

Obiekt zinwentaryzowania

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji

Rodzaj i metoda inwentaryzacji

Nr zespołu spisowego

1.

Środki trwałe

Dane ewidencji księgowej

od 03.01.2011 r. do 05.01.2011 r.

Spis z natury według stanu na dzień 31.12.2010 r.

1, 2

2.

Rozrachunki z pracownikami

Dane ewidencji księgowej

31.12.2010 r.

Weryfikacja sald na dzień 31.12.2010 r.

1

3.

Środki pieniężne w kasie

Kasa

31.12.2010 r.

Roczna pełna, spis z natury według stanu na dzień 31.12.2010 r.

2

Jak przygotować się do spisu z natury?

Wszystkie składniki majątku należy starannie przygotować do spisu z natury, uporządkować w magazynach, zebrać w miarę możliwości jeden asortyment w jednym miejscu, drobne przedmioty zebrać w pojemniki, trudno mierzalne uformować w hałdy, sterty, kopce, które umożliwią ich pomiar, wyodrębnić składniki zniszczone i niepełnowartościowe.

Należy też sprawdzić czy składniki majątku są czytelnie oznakowane, ponieważ zapewni to ich sprawną identyfikację podczas spisu i wyeliminuje błędy.

Przed spisem z natury trzeba też uporządkować dokumentację magazynową oraz uzgodnić ją z ewidencją księgową. Na dzień spisu z natury jednostka powinna dysponować aktualną i kompletną ewidencją księgową uzgodnioną z magazynami, składowiskami i sklepami.

Kolejną czynnością przygotowującą do spisu z natury i jednocześnie gwarantującą jej sprawne przeprowadzenie jest wyznaczenie pól (rejonów) spisowych. Zazwyczaj magazyny, składowiska, powierzchnie handlowe dzieli się na pola spisowe, aby mogło na nich działać w tym samym czasie kilka zespołów spisowych. Jeżeli tylko to możliwe, podziału na pola spisowe dokonuje się uznając za poszczególne rejony spisowe pojedyncze pomieszczenia, piętra, stoiska. Jeśli natomiast w jednostce brak jest takich możliwości, to pola spisowe rozgranicza się namalowanymi liniami, taśmami lub przydziela się pola do określonych numerów regałów. Wyznaczonym rejonom i polom spisowym nadaje się określone nazwy i numery, które ułatwiają ich przydzielenie danemu zespołowi spisowemu do inwentaryzacji.

Należy pamiętać, że zakres rejonu oraz pola spisowego powinien zawsze pokrywać się z zakresem odpowiedzialności osoby lub osób, pod której opiekę powierzono składniki majątku stanowiące przedmiot spisu z natury.

Osoby przeprowadzające inwentaryzację oraz kontrolujące spis z natury powinny być poinformowane ustnie lub pisemnie, a najlepiej pisemnie z dodatkowym ustnym instruktażem o tym, jak mają wykonać przydzielone im zadania, a w szczególności powinni wiedzieć o:

  • dacie i godzinie przeprowadzenia spisu z natury,

  • zasadach współpracy z osobami odpowiedzialnymi materialnie za powierzone im mienie podlegające spisowi z natury, które są obecne przy spisie,

  • sposobie wypełniania formularzy spisowych (jakie dane powinny zawierać),

  • sposobie poprawiania błędów na formularzach spisowych,

  • obowiązku osobnego wyszczególniania zapasów uszkodzonych, przeterminowanych, zniszczonych, długo zalegających w magazynach,

  • obowiązku wyodrębniania zapasów obcych (niestanowiących własności jednostki, używanych na podstawie umów najmu, dzierżawy, leasingu lub też sprzedanych, ale jeszcze nie wydanych nabywcy),

  • sposobach i metodach zliczania składników majątku trudno mierzalnych (np. żwir, piasek).


A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł   powrót do spisu treści czasopisma  

Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60