Ostatnia aktualizacja: 28.07.2014 r., godz. 12:05  Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 271.636
BOK tel. 95 720 85 40, Formularz kontaktowy
użytkownik
hasło
Wyszukiwarka
Uwzględnij roczniki: 2010 2011 2012 2013 2014
31 lipca 2014 r. upływa termin na złożenie oświadczenia w sprawie dalszego członkostwa w ofe
SPIS NUMERÓW CZASOPISMA
Rocznik
Dodatki do czasopisma
ZESZYTY METODYCZNE RACHUNKOWOŚCI
 
A.RACHUNKOWOŚĆ FINANSOWA
 II.Samochód w firmie - wybrane zagadnienia
A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł   powrót do spisu treści czasopisma  

Samochód pracownika używany do celów służbowych w jazdach lokalnych

Pracownik naszej firmy wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych - do jazd w granicach administracyjnych miasta. Czy jest jakaś określona kwota do wypłaty za jazdy lokalne i w jaki sposób zaksięgować taką wypłatę?

W przypadku zwrotu pracownikom kosztów używania ich prywatnych samochodów do potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych konieczne jest uwzględnienie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Stosownie do § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Zwrot powyższych kosztów może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. "kilometrówki"). Wybór sposobu leży w gestii pracodawcy.

2.1. Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu

Przepisy § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. stanowią, iż miesięczny ryczałt obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, stosownie do postanowień § 2 ww. rozporządzenia, dla samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

2) dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Z kolei miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Limit ten, w świetle § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, nie może przekroczyć:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej - może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km. W służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej limit ten może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Należy przy tym pamiętać, iż w przypadku zwrotu pracownikowi kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu prywatnego w formie ryczałtu miesięcznego konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. Należy je składać za każdy miesiąc, w którym, zgodnie z zawartą umową cywilnoprawną, był on używany. Oświadczenie to powinno zawierać:

a) dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz

b) określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także

c) ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Złożone przez pracownika oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych jest dokumentem, na podstawie którego ujmuje się zwrot kosztów w księgach rachunkowych.

Wzór oświadczenia pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych dostępny jest na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

2.2. Zwrot kosztów na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu

Jeżeli zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych następuje na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, podstawą zwrotu jest ewidencja przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów następuje wówczas w kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów służbowych oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,

  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd - dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

  • podpis pracodawcy i jego dane.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu ciąży na pracowniku. Ewidencja ta na koniec miesiąca musi być poświadczona przez pracodawcę. W razie jej braku wydatki z tytułu jazd lokalnych rozliczane według ilości faktycznie przejechanych kilometrów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów dla celów podatkowych (art. 23 ust. 5 updof i art. 16 ust. 5 updop).
 

W przypadku zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu ewidencja przebiegu pojazdów jest dokumentem, na podstawie którego ujmuje się ten zwrot w księgach rachunkowych.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

2.3. Ewidencja księgowa zwrotu pracownikowi kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych
 

Zasady ujęcia w księgach rachunkowych zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych są takie same w przypadku dokonywania tego zwrotu na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, jak i w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Koszt ten w obydwu przypadkach odnoszony jest ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki.

Ewidencja księgowa zwrotu pracownikowi kosztów używania pojazdu do celów służbowych powinna się odbywać z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwoty wypłacane pracownikowi z tego tytułu (bez względu na formę, w jakiej pracownik otrzymuje zwrot omawianych wydatków), co do zasady, stanowią bowiem przychód tej osoby ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof.

Od podatku dochodowego ustawodawca zwolnił jedynie zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych - jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). Wspomniane zwolnienie od podatku dotyczy wyłącznie ryczałtów lub "kilometrówek" wypłacanych pracownikom pomocy społecznej, listonoszom lub pracownikom służby leśnej, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im bezpośrednio przepisy odrębnych ustaw.

Natomiast w przypadku innych pracowników wypłacony zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu do potrzeb służbowych w jazdach lokalnych nie korzysta ze zwolnienia od podatku. W konsekwencji stanowi on przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu dla potrzeb pracodawcy w jazdach lokalnych (do wysokości ryczałtu albo "kilometrówki" określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.) nie uwzględnia się natomiast w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to wprost z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W takim samym zakresie nie stanowi on również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych zarówno na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów, jak i w formie ryczałtu, może być wypłacony bezpośrednio w dniu rozliczenia tych kosztów lub wraz z wynagrodzeniem.

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik na podstawie umowy zawartej z pracodawcą wykorzystuje do jazd lokalnych w celach służbowych prywatny samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm3. Zgodnie z zawartą umową, pracownikowi przyznano miesięczny limit wynoszący 500 km.

2. Z oświadczenia o używaniu przez pracownika pojazdu do celów służbowych złożonego za sierpień 2010 r. wynika, iż przebywał on 10 dni na urlopie wypoczynkowym. W związku z tym:

a) przyznany limit miesięczny wynosi: (500 km × 0,8358 zł/km) = 417,90 zł,

b) łączna kwota zmniejszenia ryczałtu wynosi: (10 dni × 1/22 × 417,90 zł) = 189,95 zł,

c) kwota ryczałtu za sierpień 2010 r. wynosi: (417,90 zł - 189,95 zł) = 227,95 zł,

d) podatek dochodowy od osób fizycznych, po zaokrągleniu do pełnych złotych wynosi: (228 zł × 18%) = 41 zł,

e) kwota ryczałtu do wypłaty wynosi: (227,95 zł - 41,00 zł) = 186,95 zł.

3. Ewidencję kosztów jednostka prowadzi wyłącznie na kontach kosztów rodzajowych.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. Kwota ryczałtu za używanie prywatnego samochodu
227,95 zł
40
23-4
2. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych
41,00 zł
23-4
22
3. WB - zwrot pracownikowi kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych
186,95 zł
23-4
13-0

III. Księgowania:

Kliknij, aby powiększyć obraz

A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł   powrót do spisu treści czasopisma  

Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60