Jak rozliczyć w księgach rachunkowych zagraniczną podróż służbową właściciela firmy (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) osobowym samochodem służbowym? Po powrocie właściciel przedstawił jedynie fakturę za paliwo zakupione na terenie Polski, nie posiadał rachunku za nocleg.

Do przedsiębiorcy odbywającego zagraniczną podróż służbową nie mają zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), z wyjątkiem przepisów dotyczących diet.

W związku z tym przedsiębiorcy nie przysługują i nie są zaliczane do kosztów działalności operacyjnej kwoty ryczałtowe, np. ryczałt na pokrycie kosztów noclegów lub dojazdów środkami komunikacji miejscowej, z wyjątkiem diet w wysokości określonej dla pracowników.

Pozostałe wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową w postaci kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz inne wydatki, których poniesienie jest konieczne, mogą być zaliczone do kosztów w wysokości faktycznie poniesionej, na podstawie dowodów dokumentujących fakt ich poniesienia (faktury, rachunki, paragony, bilety itp.).

W przypadku nieprzedłożenia przez właściciela firmy, np. rachunku za nocleg w czasie wyjazdu, nie ma podstaw do stosowania ryczałtu w zakresie rozliczenia kosztów noclegu.

Należy także przypomnieć, iż zwrot wydatków poniesionych przez właściciela firmy z tytułu własnych wyjazdów służbowych samochodem stanowiącym środek trwały może obejmować wszelkie wydatki dotyczące tego pojazdu poniesione w czasie podróży, tj. zakup paliwa, opłaty za parking, mycie samochodu, naprawa itp., w wysokości faktycznie poniesionej. Poniesione wydatki muszą być przy tym udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami (ewentualnie paragonami).

Po jakim kursie rozliczyć zagraniczną podróż służbową?
 

W myśl bowiem art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia po kursie: średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego, a także w przypadku pozostałych operacji.
 

Na jakim koncie zaksięgować koszty podróży właściciela firmy?

W ewidencji księgowej koszty delegacji, w tym właściciela firmy, ujmuje się w koszty okresu, którego dotyczą, czyli okresu, w którym nabyto prawo do należności z tego tytułu (okresu, w którym właściciel firmy odbył podróż służbową). Jest to zgodne z zasadą memoriału określoną w art. 6 ustawy o rachunkowości.

Koszty podróży służbowych zalicza się w księgach rachunkowych do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje na koncie 40 „Koszty według rodzajów” lub na odpowiednim koncie zespołu 5.

Należy przy tym podkreślić, iż jednostka nie ma ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów delegacji. Koszty te nie są bowiem wymienione w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej.
 

Koszty podróży służbowej właściciela firmy (pracodawcy), wynikające z zatwierdzonego rozliczenia, wprowadza się do ksiąg rachunkowych, zapisem:
 

I. Założenia:

1. Właściciel firmy (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) pojechał w zagraniczną podróż służbową do Czech (Praga).

2. Podróż odbywała się w dniach 8-9 marca 2010 r., samochodem osobowym służącym prowadzonej działalności gospodarczej (wprowadzonym do ewidencji środków trwałych).

3. Przedsiębiorca przekroczył granicę polsko-czeską 8 marca o godz. 8, natomiast w drodze powrotnej 9 marca o godz. 21. Delegacja rozpoczęła się i zakończyła we Wrocławiu.

4. Po powrocie przedstawił jedynie fakturę za paliwo zakupione na terenie Polski, w wysokości: 200 zł brutto. Nie posiadał rachunku za nocleg.

5. Delegację rozliczono 10 marca 2010 r. Średni kurs NBP z 9 marca 2010 r. wynosił przykładowo: 3,4217 zł/EUR.

6. Do ewidencji i rozliczania kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4.

II. Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej:

Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., wysokość diety za dobę podróży na terenie Czech wynosi: 33 EUR.

1) czas podróży:

2) dieta za czas podróży zagranicznej:

   1 doba 13 godzin ≈ 2 doby,

   (2 doby x 33 EUR) = 66 EUR,

   dieta za czas podróży krajowej nie przysługuje,

3) koszty noclegu:

   w przypadku nieprzedłożenia przez właściciela firmy rachunku za noclegi w czasie wyjazdu nie ma podstaw do stosowania    ryczałtu w zakresie rozliczenia kosztów noclegu,

4) koszty przejazdu:

   faktura za paliwo = 200 zł brutto,

5) razem koszty podróży właściciela: 66 EUR i 200 zł.

III. Dekretacja:
 

III. Księgowania: