Ostatnia aktualizacja: 18.09.2014 r., godz. 13:17  Ilość wizyt w ciągu ostatnich 30 dni - 305.157
BOK tel. 95 720 85 40, Formularz kontaktowy
użytkownik
hasło
Wyszukiwarka
Uwzględnij roczniki: 2010 2011 2012 2013 2014
SPIS NUMERÓW CZASOPISMA
Rocznik
Dodatki do czasopisma
ZESZYTY METODYCZNE RACHUNKOWOŚCI
Przygotowanie do sporządzenia sprawozdania finansowego za 2011 r.
Dodatek nr 13 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości
nr 19   z dnia 1.10.2011

 
V.PRZYCHODY I KOSZTY NA PRZEŁOMIE ROKU
A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł poprzedni artykuł   powrót do spisu treści czasopisma   następny artykuł

Ewidencja faktur otrzymanych na przełomie roku, dokumentujących zakup usług obcych

W księgach którego roku ująć fakturę za usługę wykonaną w grudniu danego roku, jeżeli wpłynie do jednostki w styczniu roku następnego?

W przypadku gdy usługę wykonano w grudniu danego roku, koszt zakupu tej usługi należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych tego właśnie roku, niezależnie od tego, kiedy otrzymano fakturę.

W praktyce często się zdarza, że jednostki ujmują w księgach rachunkowych faktury w okresie, w którym je otrzymują, nie przyporządkowując ich do odpowiednich okresów. Właściwy moment ujęcia kosztu ma szczególne znaczenie na przełomie roku.

Przy ewidencji zdarzeń gospodarczych należy uwzględnić art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, iż do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto zasada memoriału - określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - nakazuje jednostkom ujmować w księgach rachunkowych wszystkie przypadające na ich rzecz przychody, jak i obciążające je koszty, związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego (okresu sprawozdawczego), niezależnie od terminu ich zapłaty. Natomiast zasada współmierności - określona w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości - stanowi, iż dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane są koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Oznacza to, że przychody i koszty dotyczące danego roku obrotowego powinny być ujęte i wykazane w sposób kompletny.

Jak zaksięgować koszt usługi wykonanej w grudniu danego roku oraz fakturę VAT za tę usługę, jeżeli zostanie wystawiona i wpłynie do jednostki w styczniu roku następnego?

W sytuacji gdy usługę wykonano w grudniu, a faktura VAT zostanie wystawiona i wpłynie do jednostki w styczniu roku następnego, zdarzenie to można ująć w księgach rachunkowych jednym z poniższych sposobów:
 

1) wprowadzić dane z otrzymanej faktury VAT w całości do ksiąg grudnia, tzn. zarówno wynikające z niej koszty w cenie nabycia, zobowiązanie (w kwocie brutto), jak i VAT naliczony, zapisami:
   a) wartość według ceny nabycia
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   b) VAT naliczony
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" 
        (w analityce: VAT do odliczenia w następnych miesiącach),
   c) wartość brutto zobowiązania
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" 
        (w analityce: Konto imienne kontrahenta),
   d) zarachowanie wartości w cenie nabycia w ciężar kosztów
      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
2) wprowadzić koszty do ksiąg grudnia na podstawie polecenia księgowania (PK), zapisem:
      - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5,
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast dane z faktury wystawionej i otrzymanej w styczniu roku następnego wprowadzić do ksiąg rachunkowych stycznia, zapisem:
 

   a) wartość według cen nabycia
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   b) VAT naliczony - jeśli podlega rozliczeniu
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
   c) wartość brutto zobowiązania
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Podkreślić należy, iż oba zaprezentowane wcześniej sposoby są stosowane w praktyce. To jednostka powinna zadecydować, który sposób ewidencji przyjmie do stosowania, zapisując to w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości.

Zarówno zaksięgowanie faktury w całości w księgach grudnia, jak i ujęcie kosztu na podstawie dowodu PK w grudniu i zaksięgowanie faktury w styczniu, jest zgodne z zasadą memoriału, gdyż pozwala zaksięgować koszty w roku obrotowym, w którym je poniesiono.

W jakich pozycjach bilansu wykazać salda kont rachunkowych w przypadku zastosowania wymienionych wyżej metod ewidencji?

W obu przypadkach saldo powstałe po stronie Ma konta 30 (sposób II) lub po stronie Ma konta 21 (sposób I) wykazuje się w pasywach bilansu jako krótkoterminowe zobowiązania z tytułu dostaw i usług, odpowiednio w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. d).

Jednak przy ewidencji na podstawie dowodu PK (sposób II), kwota zobowiązania zostanie w bilansie wykazana w wartości netto. Co do zasady zaś zobowiązania wykazuje się w bilansie w kwocie wymagającej zapłaty, czyli w kwocie brutto.

Zatem - naszym zdaniem - księgowanie faktur w całości w księgach grudnia jest sposobem właściwszym, bowiem w tym przypadku zobowiązanie wobec kontrahenta z tytułu dostaw i usług wykazane zostanie na dzień bilansowy w kwocie wymagającej zapłaty.

Zwracamy uwagę, iż w świetle prawa bilansowego przez zobowiązanie rozumie się wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości). Powstanie zobowiązania nie ma zatem związku z datą wystawienia faktury ani też z terminem płatności zobowiązania, czy też jego wymagalności, tylko z datą wykonania usługi. To właśnie fakt wykonania usługi powoduje po stronie dłużnika obowiązek wykonania świadczenia (zapłaty). Sprzedawca, wystawiając w późniejszym terminie fakturę, w praktyce przesuwa jedynie termin zapłaty, a nie moment powstania zobowiązania.

W której pozycji bilansu wykazuje się VAT naliczony ujęty w księgach rachunkowych grudnia danego roku, ale możliwy do odliczenia dopiero w następnym okresie rozliczeniowym?

W sytuacji gdy jednostka podejmie decyzję o wprowadzeniu do ksiąg grudnia danego roku faktury otrzymanej i wystawionej w styczniu następnego roku powinna uwzględnić art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054), dalej zwanej ustawą o VAT. W świetle tego przepisu, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokona tego obniżenia w terminie otrzymania faktury, to może tego dokonać w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (por. art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Oznacza to, iż VAT naliczony ujęty w księgach grudnia, z faktury VAT otrzymanej w styczniu, będzie można rozliczyć dopiero w styczniu (tj. w miesiącu otrzymania faktury). Gdyby jednostka nie dokonała odliczenia w tym terminie, to może to uczynić w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (w rozliczeniu za luty lub marzec).

VAT naliczony w fakturze dostawcy, który na dzień bilansowy nie może być w myśl przepisów podatkowych potrącony od VAT należnego, gdyż nie są jeszcze spełnione warunki do potrącenia, stanowi przyszłą, na razie niewymagalną należność. Dlatego w bilansie kwotę tego podatku wykazuje się w aktywach w pozycji B.IV. "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".

Jeżeli kwota tego podatku nie jest znacząca i nie zniekształci to obrazu sytuacji jednostki, to można ją wykazać w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. b) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń".

Przykład

Ewidencja kosztów usług obcych w księgach rachunkowych 2011 r.
na podstawie dokumentu PK

I. Założenia:

Jednostka 10 stycznia otrzymała fakturę VAT (z datą wystawienia 5 stycznia 2012 r.) za usługę wykonaną w grudniu poprzedniego roku. Faktura opiewała na kwotę brutto: 3.660 zł (w tym VAT: 660 zł). Jednostka rozlicza koszty tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
A. Zapisy w księgach roku bieżącego
1. PK - koszt usługi wykonanej w grudniu
3.000 zł
40-2
30
B. Zapisy w księgach roku następnego
1. Faktura VAT za wykonaną usługę:      
   a) wartość netto faktury
3.000 zł
30
 
   b) VAT naliczony
690 zł
22-1
 
   c) łączna kwota zobowiązania
3.690 zł
 
21

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach roku bieżącego

Kliknij, aby powiększyć obraz

B. Zapisy w księgach roku następnego

Kliknij, aby powiększyć obraz

IV. Fragment bilansu sporządzonego na koniec roku obrotowego (dla uproszczenia pominięto dane za rok ubiegły):
 

Wiersz
Wyszczególnienie
Stan na dzień 
31 grudnia 
(w złotych)
AKTYWA
A.
Aktywa trwałe (...)  
B.
Aktywa obrotowe (...)  
PASYWA
A.
Kapitał (fundusz) własny (...)  
B.
Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (...)
3.000
III.
Zobowiązania krótkoterminowe (...)
3.000
2.
Wobec pozostałych jednostek (...)
3.000
  d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:  
    - do 12 miesięcy
3.000
    - powyżej 12 miesięcy (...)  

Przykład

Ewidencja kosztów usług obcych w księgach rachunkowych grudnia 
na podstawie faktury VAT

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy czym dane z faktury otrzymanej i wystawionej w styczniu jednostka wprowadziła do ksiąg grudnia.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji
Kwota
Konto
Wn
Ma
1. Faktura VAT za wykonaną usługę - zapisy w grudniu:      
   a) wartość netto faktury
3.000 zł
40-2
30
   b) VAT naliczony
690 zł
22-1
30
   c) łączna kwota zobowiązania
3.690 zł
30
21

III. Księgowania:

Kliknij, aby powiększyć obraz

IV. Fragment bilansu sporządzonego na koniec roku obrotowego (dla uproszczenia pominięto dane za rok ubiegły):
 

Wiersz
Wyszczególnienie
Stan na dzień 
31 grudnia 
(w złotych)
AKTYWA
A.
Aktywa trwałe (...)  
B.
Aktywa obrotowe (...)  
IV.
Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
690
PASYWA
A.
Kapitał (fundusz) własny (...)  
B.
Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (...)
3.690
III.
Zobowiązania krótkoterminowe (...)
3.690
2.
Wobec pozostałych jednostek (...)
3.690
  d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:  
     - do 12 miesięcy
3.690
     - powyżej 12 miesięcy (...)  

A A A  
otwórz artykuł w nowym oknie drukuj artykuł poprzedni artykuł   powrót do spisu treści czasopisma   następny artykuł

Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60